Politique de confidentialité

Mise à jour : 21 octobre 2026

Topo est un outil en ligne qui permet aux agences de communication de découper leurs projets en phases, de les partager avec leurs clients et de recueillir leurs retours et leurs validations, phase par phase. Cette page explique quelles données Topo traite, pourquoi, combien de temps et comment exercer vos droits.

Qui sommes-nous ?

Topo est édité par Camelidae Group SRL (alpaga agency), Rue d'Havré 140, 7000 Mons, Belgique, numéro d'entreprise BE 0500.585.029.

Pour toute question sur vos données : hello+privacy@alpaga.agency.

Qui est responsable de vos données ?

• Vous travaillez dans une agence qui utilise Topo : Camelidae Group est responsable du traitement de votre compte.
• Vous êtes le client d'une agence : c'est votre agence qui décide de vous inviter et de ce qu'elle partage avec vous. Elle est responsable du traitement, et Camelidae Group agit comme sous-traitant pour son compte. Vous pouvez vous adresser à votre agence ou à nous, et nous lui transmettrons votre demande.

Quelles données traitons-nous ?

• Comptes de l'agence : nom, adresse e-mail, rôle, langue choisie, mot de passe (stocké sous forme chiffrée irréversible), réglages de double authentification.
• Contacts des clients : prénom, nom, adresse e-mail, langue choisie, droit de valider ou non, date de la dernière visite.
• Projets et échanges : phases, dates, livrables, fichiers déposés par l'agence ou par le client, éléments fournis, commentaires et pièces jointes. Pour une remarque posée sur un site de test : la page, l'élément visé, la taille de l'écran et le navigateur utilisé.
• Preuve des décisions : pour chaque validation, demande de modifications ou acceptation d'un supplément, la date, l'heure, l'adresse IP de la personne et le texte exact qu'elle a lu et accepté. Cette preuve protège le client comme l'agence en cas de désaccord.
• Suivi de la facturation : montant de chaque phase validée et des suppléments acceptés, et leur statut (à facturer, facturé, payé). Topo ne produit pas de facture et n'effectue aucun paiement.
• Demande de chèques-entreprises : pour un projet financé par les chèques-entreprises de la Région wallonne, le numéro d'entreprise du client, sa personne de contact (nom, prénom, adresse e-mail, téléphone) et son numéro IBAN, qu'il transmet lui-même dans son espace.
• Journal d'activité : qui a fait quoi et quand dans l'espace de l'agence, avec l'adresse IP.

Topo ne contient aucun outil de pistage, de mesure d'audience ou de publicité. Les données ne sont ni vendues, ni partagées avec des tiers (hormis la demande de chèques-entreprises, décrite plus bas), ni utilisées pour entraîner des modèles d'intelligence artificielle.

Pourquoi et sur quelle base ?

• Fournir le service (comptes, projets, échanges, validations) : exécution du contrat entre l'agence et Camelidae Group, et entre l'agence et son client.
• Garder la preuve des décisions et le journal : intérêt légitime de l'agence et de son client à pouvoir retracer qui a validé quoi, et à quelles conditions.
• Encoder une demande de chèques-entreprises : exécution du contrat entre l'agence et son client. À la demande du client, l'agence reporte ces informations sur la plateforme des chèques-entreprises de la Région wallonne. C'est la seule transmission à un tiers, et elle ne se fait que pour ce projet.
• Sécurité (codes de connexion, limitation des essais, double authentification) : intérêt légitime à protéger les comptes.
• E-mails (invitations, codes de connexion, phases à valider, rappels, récapitulatifs de validation) : exécution du service. Ces e-mails ne contiennent aucune publicité.

Où sont les données ?

Topo est hébergé dans l'Union européenne, et les données n'en sortent pas. Les fichiers sont rangés hors de la partie publique du serveur et ne sont servis qu'aux personnes connectées. Les polices de caractères sont servies par Topo lui-même, sans appel à un service tiers.

Combien de temps ?

• Les projets, échanges, fichiers et décisions sont gardés tant que l'agence garde le client dans Topo.
• Quand l'agence supprime un projet ou un client, ses données et ses fichiers sont effacés.
• Quand un contact demande l'effacement, son nom, son adresse e-mail et ses adresses IP sont supprimés. Ses messages et ses décisions restent dans l'historique sous la mention « Contact supprimé », pour que l'agence et le client gardent la trace de ce qui a été validé.

Cookies

Topo n'utilise que des cookies nécessaires à son fonctionnement, sans consentement à donner :

• un cookie de session (connexion en cours, langue choisie) ;
• un cookie de connexion client, valable 30 jours, pour ne pas redemander un code à chaque visite ;
• un cookie qui retient l'affichage clair ou sombre, valable un an.

Vos droits

Vous pouvez demander à consulter vos données, à les corriger, à les recevoir dans un fichier, à les faire effacer ou à limiter leur traitement, et vous opposer à un traitement fondé sur l'intérêt légitime. Écrivez à hello+privacy@alpaga.agency : nous répondons dans un délai d'un mois.

Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez introduire une plainte auprès de l'Autorité de protection des données, Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles.

Modifications

Nous mettrons cette page à jour si Topo change sa façon de traiter les données. La date de mise à jour figure en haut de la page.